1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay@gmail.com).
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay@gmail.com).
3. Rekisterin nimi
Shumiconin myyntisalin ja taidekujan haku
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet myymään tapahtuman myyntisalissa tai taidekujalla
- Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä
- Kerätä lisätietoja tehtävään valituilta henkilöiltä
Shumicon-tapahtuman järjestämistä varten.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- sähköpostiosoite
- sukunimi
- ensimmäinen etunimi
- vapaavalintainen nimimerkki
- y-tunnus, jos hakijalla sellainen on
- linkki portfolioon tai verkkokauppaan
- linkkejä hakijan kuvakkeeseen ja tuotekuviin
- muita vapaamuotoisia hakemukseen liittyviä taustatietoja
Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
6. Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tietolähteenä toimii hakijan täyttämällä hakulomakkeella toimittamat tiedot sekä hakuajan jälkeisen sähköpostiviestinnän yhteydessä mahdollisesti kysytyt lisätiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tiedot ovat rekisteristä vastaavan henkilön sekä tarvittaessa varahenkilön (rekisterinpitäjä, Shumicon 2025 tapahtuman pääjärjestäjä, cosplayvastaava) käytettävissä. Tietoja ei luovuteta edelleen, pois lukien viranomaiset, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen.
Osaa ilmoitetuista tiedoista käytetään viestinnässä esim. Shumiconin verkkosivuilla sekä Shumiconin sosiaalisessa mediassa valitun myyjän esittelytarkoituksessa. Käytettävät tiedot ovat: vapaavalintainen nimimerkki, linkki verkkokauppaan, kuvake ja tuotekuvat.
8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Shumicon kerää vastuutehtävästä kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (käyttäjäkohtaiset ja tiedostokohtaiset pääsyoikeudet).
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tai vanhentuneiden tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Pääkaupunkiseudun cosplay ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.