Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterin nimi
Shumiconin cosplaykisailmoittautumiset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet cosplaykilpailuihin osallistumisesta
- Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä
- Kerätä lisätietoja tehtävään valituilta henkilöiltä
Shumicon-tapahtuman järjestämistä varten.
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- hakijan tai hakijoita edustavan yhteyshenkilön sähköpostiosoite
- hakijan tai hakijoita edustavan yhteyshenkilön puhelinnumero
- hakijan tai hakijoiden ensimmäiset etunimet ja sukunimet
- hakijan tai hakijoiden vapaavalintaiset nimimerkit tai ryhmänimi
- hakijan tai hakijoiden ruoka-aineallergiat tai erityisruokavaliot virvokkeiden tarjoamiseksi
- hakijan cosplayhahmon nimi ja lähde
Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
Muu tietojen keräys
Jokaisesta hakemuksesta tallentuu rekisteriin myös
- hakemuksen lähetyksen päivämäärä sekä kellonaika
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisteri ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Kaikki päätöksenteko tapahtuu Shumiconin järjestäjien toimesta.
Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin
- rekisteröidyltä itseltään
Tietojen käyttö ja luovuttaminen kolmansille osapuolille
Hakemusten yhteydessä kerättyjen tietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman cosplaykilpailujen koordinointi, jolloin seuraavat tiedot ovat julkisia cosplaykilpailujen aikana ja tulosten julkaisussa Shumiconin verkkosivuille sekä sometileille:
- osallistujan ilmoittama nimimerkki
- osallistujan ilmoittaman cosplayhahmon nimi ja lähde
Hakemuksissa annettuja muita henkilötietoja (etunimi ja sukunimi, sähköposti, puhelinnumero) ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä julkaista.
Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Shumicon kerää osallistumisesta kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (käyttäjäkohtaiset ja tiedostokohtaiset pääsyoikeudet).