Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterin nimi
Shumicon 2027 ohjelma- ja esityshaku
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet pitämään ohjelmaa tai esiintymään Shumicon 2027 tapahtumassa
- Tiedottaa hakijoille prosessin etenemisestä sekä valintojen tuloksista
Shumicon-tapahtuman ohjelman ja esitysten järjestämiseksi.
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- hakemuksen tekijän sähköpostiosoite
- hakijan tai hakijoiden ensimmäiset etunimet ja sukunimet
- hakijan tai hakijoiden vapaavalintaiset nimimerkit tai ryhmänimi
- hakijan tai hakijoita edustavan yhteyshenkilön puhelinnumero
- hakijan tai hakijoiden ruoka-aineallergiat tai erityisruokavaliot virvokkeiden tarjoamiseksi
- ohjelman tai esityksen nimi
- ohjelman tai esityksen tyyppi
- ohjelman tai esityksen kieli
- ohjelman tai esityksen pituus minuutteina
- ohjelman tai esityksen kuvaus
- toive ohjelman tai esityksen ajankohdasta
Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
Muu tietojen keräys
Jokaisesta hakemuksesta tallentuu rekisteriin myös
- hakemuksen lähetyksen päivämäärä sekä kellonaika
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisteri ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Kaikki päätöksenteko tapahtuu Shumiconin järjestäjien toimesta.
Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin
- rekisteröidyltä itseltään
Tietojen käyttö ja luovuttaminen kolmansille osapuolille
Hakemusten yhteydessä kerättyjen tietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman ohjelman koordinointi, jolloin seuraavat tiedot ovat julkisia:
- ohjelmanumeron otsikko, kuvaus ja pituus
- ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn oman ilmoituksen mukaan)
Ohjelman järjestämiseen liittyvät, hakemuksessa annetut lisätiedot voidaan luovuttaa esimerkiksi saliteknikoille ohjelman järjestämiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi esiintyjien määrä, mikrofonien määrä sekä valaisutarpeet.
Hakemuksissa annettuja muita henkilötietoja (etunimi ja sukunimi, sähköposti, puhelinnumero) ei luovuteta eteenpäin eikä julkaista.
Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Shumicon kerää ohjelmanpitämisestä kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.
Julkisia tietoja julkaistaan tapahtuman web-sivustolla, joten niitä voidaan käyttää myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta.