Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay(at)gmail.com).
Rekisterin nimi
Shumicon 2027 työvoimahaku
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet toimimaan talkootyöläisinä Shumicon 2027 tapahtumassa
- Tiedottaa hakijoille prosessin etenemisestä sekä valintojen tuloksista
Shumicon-tapahtuman järjestämiseksi.
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- hakemuksen tekijän sähköpostiosoite
- hakijan ensimmäiset etunimet ja sukunimi
- hakijan vapaavalintainen kutsumanimi tai nickname
- hakijan tai hakijaa edustavan yhteyshenkilön puhelinnumero
- hakijan ruoka-aineallergiat tai erityisruokavaliot virvokkeiden tarjoamiseksi
- tieto hakijan pätevyyksistä ja tunnistetusta osaamisesta:
- ea1-kortti
- ea2-kortti
- järjestyksenvalvojakortti (lisäksi tieto JV-kortin numerosta ja voimassaoloajasta)
- B-ajokortti
- C-ajokortti
- hygieniapassi
- häirintäyhdyshenkilökoulutus
Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
Muu tietojen keräys
Jokaisesta hakemuksesta tallentuu rekisteriin myös
- hakemuksen lähetyksen päivämäärä sekä kellonaika
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisteri ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Kaikki päätöksenteko tapahtuu Shumiconin järjestäjien toimesta.
Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin
- rekisteröidyltä itseltään
Tietojen käyttö ja luovuttaminen kolmansille osapuolille
Hakemusten perusteella järjestyksenvalvojaksi valittujen tiedot:
- valitun henkilön nimi
- järjestyksenvalvojakortin numero ja päättymisaika
luovutetaan poliisilaitokselle osana tapahtuman pakollista pelastussuunnitelmaa.
Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Shumicon kerää ohjelmanpitämisestä kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.