Cosplaytirpat työskentelevät Shumiconin monien cosplaykilpailujen parissa kulissien takana. Työtehtäviin kuuluu mm. cosplaykilpailijoiden avustaminen sekä ohjeistus, tuomarointien aikataulujen seuraaminen, sekä backstagen yleisestä viihtyvyydestä huolehtiminen. Työvuoro sijoittuu yleensä kokonaan lauantaipäivälle, sillä sunnuntaina ei ole cosplaykilpailuja.
Green Room
Green Room on tapahtuman työvoiman ja ohjelmanpitäjien taukotila, missä voi huilia työvuorojen välissä. Green Room -tirppana pidät huolta työvoimalle tarkoitetuista tarjoiluista, täydennät niitä tarpeen mukaan ja huolehdit, ettei mitään puutu. Pidät myös huolen siitä, että taukotilassa on mahdollisimman siistiä.
Työtehtävä vaatii hygieniapassin. Hygieniapassi on todistus, jonka myöntää Ruokavirasto.
Info
Infopisteen henkilökunta vastaa kävijöiden kysymyksiin ja ratkaisee heidän ongelmiaan tapahtuman aikana. Tehtävä edellyttää asiakaspalveluasennetta, tervettä järkeä ja ongelmanratkaisukykyä.
Infopisteen tirpoilta vaaditaan 18 vuoden ikää sekä toivotaan suomen kielen lisäksi vähintään englannin kielen taitoa. Muustakin kieliosaamisesta on valtavaa hyötyä infossa työskennellessä!
Järjestyksenvalvojat
Jotta kaikilla olisi turvallinen conikokemus, tarvitsemme järjestyksenvalvojia turvallisuusvastaavan tiimiin! Järjestyksenvalvojien tehtävänä on siis kävijöiden turvallisuuden valvominen conipaikalla.
Työskentely tässä tiimissä edellyttää voimassa olevaa JV-korttiasekä asiakaspalveluasennetta. Huomioithan, että et voi valita tätä tehtävää hakemuksessa, ellet ole täyttänyt Kompassi-profiiliisi JV-korttisi numeroa.
Lipunmyynti ja -vaihto
Lipunmyynnin ja -vaihdon tirpat ovat kävijöiden ensikosketus tapahtumaan. Lipunvaihdossa lipputirpat vastaanottavat kävijät ja vaihtavat näiden ostamat liput rannekkeisiin. Lipputirpat voidaan myös sijoittaa myymään tapahtuman oheistuotteita kun rannekkeenvaihto on ohi.
Lipputirpan hommissa pärjää hyvällä asiakaspalveluasenteella ja pirteällä hymyllä. Rahaa käsiteltäessä vaaditaan 18 vuoden ikää.
Narikka
Narikkatirpat pyörittävät conin narikkaa. Narikkoja voi olla useampia, esimerkiksi takkinarikka ja isotavaranarikka erikseen. Takkinarikassa voi työskennellä käytännössä kuka vain, sillä takkinarikkaan jätettävät tavarat ovat – kuten nimestä voi päätellä – yleensä takkeja tai kevyitä laukkuja ja kasseja. Narikassa seisotaan paljon ja meno voi olla todella ripeää ruuhka-aikana, joten narikkahommissa pärjää hyvin stressinsietokyvyllä ja hyvillä kengillä.
Ohjelma
Ohjelmasaleissa tirpan tehtävä on avustaa ohjelmanpitäjiä käytännön asioiden kanssa conipaikalla niin ennen heidän ohjelmanumeroaan kuin joskus sen aikanakin. Tyypillisesti apua tarvitaan salin laitteiden kanssa, esimerkiksi kun diaesitys ei näy ruudulla tai mikrofonista ei kuulu ääni.
Karaoke, rytmipelit, pakohuone sekä muut jatkuvat ohjelmat
Ohjelmatirpat ovat myös apuna jatkuvassa ohjelmassa, jotka con järjestää itse. Näitä ovat esimerkiksi karaoke, rytmipelipiste, pakohuone ja monet muut hauskat aktiviteetit, joita conissa saattaa olla. Tällaisissa pisteissä tirppa huolehtii, että jonotus tilaan sujuu mutkattomasti ja oikeudenmukaisesti, tarjoaa esimerkiksi karaokessa biisikatalogia uusille jonottajille ja varmistaa, että kaikki halukkaat pääsevät vuorollaan pisteelle.
Pääsali
Pääsalitirpat auttavat pääsalin ohjelmanumeroissa esimerkiksi stage handeina siirrellen kalusteita ja lavasteita, avaamalla ovet ja opastamalla kävijät oikeille paikoilleen sekä tukemalla ohjelmien esiintyjiä backstagella. Pääsalitirpoilta ei vaadita salitekniikan osaamista, mutta se katsotaan eduksi.
Siisteys
Siisteystiimi huolehtii tapahtuma-alueen viihtyisyydestä ja huollosta: roska-astioiden tyhjentäminen ja irtoroskien kerääminen tapahtuma-alueelta, sekä tarvittaessa vesipisteiden täyttö. Tehtäviin voi myös sisältyä mahdollisten läikkyneiden juomien tai ruokien siistiminen lattioilta sekä pintojen desinfiointi ympäri tapahtumaa.
Taidekuja-apulaiset
Shumiconista löytyy taidekuja sekä tietenkin myyntisali. Molemmat alueet ovat hyvin suosittuja, ja koska niihin on vapaa pääsy, niihin voi odottaa syntyvän ajoittain ruuhkaa. Silloin taidekuja-apulaiset tulevat hätään!
Taidekujan tirpat tekevät säännöllisesti tarkastuskäyntejä taidekujalle ja myyntisaliin kävijäviihtyvyyden varmistamiseksi. Lisäksi he pitävät huolta taidekujalaisista ja tarvittaessa tauottavat näitä, sillä kaikilla kujalaisilla ei ole pöytäavustajaa omasta takaa.
Valo- ja videokuvaajat
Valo- ja videokuvaajat taltioivat tapahtuman ohjelmia, kävijöitä ja hetkiä tapahtumassa sekä muistoiksi paikalla olleille että markkinointimateriaaliksi tapahtumalle. Kuvaajilla tulee olla oma kamera kuvatessa sekä valmius editoida itse kuvansa tai videonsa.
Muista työnkuvista poiketen kuvaajilla ei ole määriteltyjä työvuoroja, sillä odotusarvo on, että tapahtumaa kuvataan paikalla ollessa tasaisesti, mutta kuvaajat saavat muiden vapaaehtoisten tapaan toivoa vapaita hetkiä esimerkiksi käydäkseen tietyssä ohjelmassa.
Yleistirpat
Yleistirpat ovat todellisia monitaitureita, jotka rientävät auttamaan muissa tiimeissä ruuhkahetkinä tai kun tiimissä on vajautta vaikkapa sairastapauksen takia. Yleistirppailu on oiva tapa nähdä, mitä muissa tiimeissä loppujen lopuksi tehdään, sillä yleistirppa saattaa tapahtuman aikana käydä auttamassa jokaisessa tiimissä hetken!
Kasaus & purku
Kasaukseen ja purkuun osallistuvat kaikki ne vapaaehtoiset, jotka vain pääsevät paikalle! Muistathan hakemuksessasi ilmoittaa pystytkö osallistumaan kasaukseen & purkuun.
Kasauksen aikana siirrellään paljon mm. pöytiä, tuoleja ja muuta tavaraa. Myös opasteita sekä koristeita ripustetaan paikoilleen. Tapahtuman kasaus alkaa Shumiconissa perjantaina. Kun tapahtuma loppuu sunnuntaina, alkaa purku. Purussa kaikki tavarat siirretään takaisin paikoilleen samalla tavalla, kuin ne olivat tullessaan ja huolehditaan yleisesti siitä, että tapahtumapaikka näyttää siistiltä.
Haluan enemmän!
Oletko jo kokenut perusvänkärinä olemisessa ja haluaisit enemmän vastuuta? Voit hakemuksellasi ilmoittaa olevasi kiinnostunut vuorovastaavuudesta!
Vuorovastaava vastaa oman osa-alueensa työvuoroista, tarkistaa että kaikki vuorossa olevat ihmiset ovat paikalla ja koordinoi vuoron toimintaa sen aikana. Jokainen tiimi hakee myös vuorovastaavia riveihinsä toimimaan tiimikohtaisten vastaavien oikeana kätenä. Hae siis rohkeasti vastuutehtäviin, jos kokemusta löytyy jo!
Shumiconin kirpputorilla iso määrä mitä erinäisimpiä tavaroita vaihtaa omistajaa, ja sen ylläpitämisessä riittää työtä! Kirpputorivänkärin tehtäviin kuuluu tavaroista huolehtiminen, kirpputorin yleinen järjestys, sekä kirpputorin kassalla toimiminen kun ihmiset tuovat, ostavat ja hakevat tavaraa. Rahan käsittely vaatii vähintään 18 vuoden ikää.
Ohjelma
Ohjelmavänkäreiden tehtävä on avustaa ohjelmanpitäjiä käytännön asioiden kanssa conipaikalla niin ennen heidän ohjelmanumeroaan kuin joskus sen aikanakin. Tyypillisintä on auttaa ohjelmanpitäjiä salin laitteiden kanssa, esimerkiksi kun diaesitys ei näy ruudulla tai mikrofonista ei kuulu ääni.
Järjestyksenvalvoja
Jotta kaikilla olisi turvallinen conikokemus, tarvitsemme järjestyksenvalvojia turvallisuusvastaavan tiimiin! Järjestyksenvalvojien tehtävänä on siis kävijöiden turvallisuuden valvominen conipaikalla. Työskentely tässä tiimissä edellyttää voimassa olevaa JV-korttia sekä asiakaspalveluasennetta. Huomioithan, että et voi valita tätä tehtävää hakemuksessa, ellet ole täyttänyt Kompassi-profiiliisi JV-korttisi numeron.
Vastaavahaku on päättynyt ja valinnat on tehty. Kaikille vastaavaksi hakeneille on laitettua viestiä. Iso kiitos kaikille hakijoille!
Shumicon järjestetään kokonaan vapaaehtoisvoimin ja tarvitsemme apukäsiä tapahtuman järjestämiseen.
Etsimme vastaavia eri tehtäviin, haussa ovat erityisesti:
info-, sidosryhmä-, green room-, narikka-, turvallisuus-, logistiikka-, kirpputori-, siisteys- ja somistusvastaavat!
Tule rohkeasti osaksi Shumiconin järjestäjätiimiä ja tee meidän kanssa juuri sinun näköisesi tapahtuma!
Minustako vastaava?
Ajatus kuulostaa hurjalta. Vastaavallahan on paljon vastuuta ja oma tiimi jonka työtehtävistä pitää huolehtia. Ja tapahtumapäivät ovat pitkiä ja raskaita. Ja tämän kaiken joutuisin tehdä ihan yksin!
Ei suinkaan! Vastaavalla on toki paljon vastuuta, mutta conin työpäivät voivat olla ihan saman pituisia kuin perusvänkärillä ja työtehtävät hoidetaan usein yhdessä oman tiimin kanssa. Yksin sinua ei jätetä, vaan sinulla on apunasi kokonainen tiimi vänkäreitä, muut vastaavat sekä tottakai tapahtuman pääjärjestäjät. Shumiconissa me haluamme panostaa yhteistyön tärkeyteen tapahtumaa järjestäessä.
Vastaavan tehtävät avaavat usein uudenlaisen näkökulman conin järjestämiseen. Se on myös väylä päästä toteuttamaan tapahtumaa, jollaisessa itse haluaa olla mukana. Perusvänkärinä olleelle se voi tuoda kaivattua lisähaastetta tekemiseen, toiselle se voi olla esimerkiksi opintoja tai työelämää täydentävä vapaaehtoiskokemus. Vastaavana oleminen antaa jokaiselle jotain, mutta kaikilla on yhtälailla hauskaa!
Mitä vastaavan tehtäviin sitten kuuluu?
Vastaavuudesta riippuen se voi olla esimerkiksi:
Oman vastaavuustiimin ohjausta ja hallinnointia, sekä työvuorojen suunnittelua
Tiedonhakua valmiiksi tapahtumaa varten
Työtehtävän hoitamista itse tapahtumassa ja sen jälkeen
Suunnittelu- ja organisointityötä ennen tapahtumaa
Tapahtuman sisältöjen suunnittelua ja sijoittamista eri tiloihin
Työpisteiden ja tilojen kasausta sekä niiden organisointia
Yhteistyötä toisen vastaavuuden kanssa
Kommunikointia ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa
..ja paljon muuta!
Vastaavana pääset valitsemaan oman tiimisi ja suunnittelemaan oman vastuualueesi toteutusta. Sinulla ei tarvitse olla aiempaa osaamista vastaavan tehtävistä – tärkeintä on, että olet aiheesta kiinnostunut ja valmis oppimaan! Pääset alkuun vastuualueesi kanssa muiden vastaavien tuella ja voit aina kysyä apua ja neuvoja. Shumiconiin vastaavaksi ovat tervetulleita niin kokeneet konkarit, kuin ensikertalaiset!
Shumiconin conitealla, eli järjestäjäryhmällä on oma discord-kanava, jossa pidämme yhteyttä toisiimme ja suunnittelemme yhdessä tapahtumaa. Pääset myös kurkistamaan tapahtuman kulisseihin. Jotkin vastaavuudet sisältävät enemmän vastuuta ja tehtävää kuin toiset, mutta pienempiäkin vastaavuuksia on tarjolla. Pyrimme luomaan myös tehtävien välille pienempiä työryhmiä ja jotkin vastaavuudet tekevät tiivistä yhteistyötä pääjärjestäjän tai toisen vastaavan kanssa.
Tiestitkö että..? Shumiconissa vastaavuuden voi hoitaa myös työparina, eli useampi henkilö voidaan valita samaan tehtävään. Voit hakea yhdessä kaverisi kanssa vastaavaksi tai esittää hakulomakkeessa toiveen saada itsellesi työpari. Pyrimme hakemusten määrästä riippuen luomaan kaikille halukkaille työparit, mutta on olemassa mahdollisuus, ettei hakijoita ole tarpeeksi. Vastaavaksi voi hakea tottakai myös yksin.
Tapahtuman vastaavuus on usean kuukauden projekti, joten toivomme vastaaviltamme myös sitoutuneisuutta pysyä mukana projektin loppuun asti. Vastaavat työskentelevät tiiviisti conin parissa kuukausia ennen tapahtumaa ja vähän se jälkeenkin, riippuen vastaavuuden laajuudesta.
Edellytämme vastaavilta vähintään 18-vuoden ikää. Vastaavuudesta saa halutessaan itselleen työtodistuksen.
Monet conit hakevat joka vuosi uusia vastaavia mukaan järjestämään tapahtumia, mutta mitä mikäkin vastaava oikeasti edes tekee? Tässä artikkelissa selitämme lyhyesti auki eri vastaavuuksien perustehtäviä!
Vastaavana toimiminen conissa on vastuutehtävä, johon sisältyy tekemistä ennen conia, conin aikana kuin myös sen jälkeen. Yleisesti vastaavaksi ei oteta alle 18-vuotiaita, koska vastuutehtävässä paitsi käsitellään ihmisten henkilötietoja, mihin liittyy omia lakejaan ja määräyksiään, myös ollaan nimensä mukaisesti vastuussa oman tiimin vänkäreistä.
Coneista löytyy tyypillisesti vastaavia mm. näillä osa-alueilla:
Vastaavuuksien määrä ja nimikkeet vaihtelevat eri tapahtumissa. Jokaisella conilla on erilainen tarve eri vastaavuuksille ja vastaavan toimenkuvakin voi olla erilainen eri tapahtumissa. Esittelemme alla oman coniteamme kokemuksien kautta eri vastaavuuksia! Listassa on yleisimpiä vastaavuuksia.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Cosplayvastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Cosplayvastaavan päätehtävä on suunnitella ja järjestää conin cosplaykilpailut.
Ennen conia cosplayvastaava päättää cosplaykisojen kisakategoriat, kirjoittaa niiden säännöt, hoitaa kilpailun palkinnot ja vastaa yleisesti kaikesta, joka välillisesti liittyy cosplaykilpailuihin: kilpailun tuomarit, tila jossa tuomaroidaan, backstage kilpailijoille ennen kisaa, ja niin edelleen. Myös cosplaypukuhuoneet ovat osa cosplayvastaavan vastuita. Osa työstä tehdään yhteistyössä muiden vastaavien kanssa, esimerkiksi kilpailun palkintoihin ja muuhun järjestämiseen käytettävästä summasta sopiminen talousvastaavan kanssa, jotta se sopii tapahtuman budjettiin.
Kisojen järjestäminen vaatii tuomarit ja backstage-henkilökuntaa (jotka myös cosplaymammoina tunnetaan), sekä aikataulun, missä ajassa kaikki kilpailuun conipäivänä liittyvät asiat tulee tehdä, kuten kisaajien tuomarointi ja mahdolliset lavaharjoitukset ruokataukoineen. Näiden hoitaminen kuuluu myös cosplayvastaavalle.
Coniin päätetyistä kisoista riippuen kisajärjestelyt voivat vaatia etukäteen valo-, ääni- ja video-/kuvatoiveita kisaajilta, jotka cosplayvastaava välittää eteenpäin valo- ja ääniteknikoille. Riippuen tapahtumapaikan kanssa tehdystä sopimuksesta, cosplayvastaavan tehtävänä voi myös olla tehdä lista, josta teknikoille selviää mikä äänitiedosto, valo-ohjelma ja video/kuva tulee näyttää milloinkin ja miten kauan. (Tämä on nimeltään ajolista!)
Conin aikana cosplayvastaava hoitaa kaiken valmistelutyönsä toteutuksen. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, eikä siten conin aikana yleensä pitäisi olla mitään uusia töitä tehtävänä. Yllätyksiä tosin sattuu aina, ja cosplayvastaavalla tyypillisiä ovat esimerkiksi muutokset aikatauluissa ja mahdolliset kisaajien peruuntumiset. Conin aikana tehdään myös cosplaypukuhuoneiden ylläpitoa.
Conin jälkeen cosplayvastaavan tehtäviin kuuluu kerätä palautteet kisaajilta ja tuomareilta. Siinä tapauksessa, että kisojen palkinnot eivät ehdi saapumaan ajoissa tapahtumaan tai kilpailu on toteutettu etänä, cosplayvastaava huolehtii, että palkinnot toimitetaan voittajille.
Green Room on tapahtuman työvoiman ja ohjelmanpitäjien taukotila, missä voi huilia työvuorojen välissä. Green Room -vastaavan tehtävänä ennen tapahtumaa on suunnitella Green Roomin menu työvoiman allergiat ja erityisruokavaliot huomioon ottaen, tehdä laskelmat ja suunnitelmat ruoan määrästä sekä suunnitella ruokien noudon logistiikka.
Tapahtuman aikana green room -vastaava tiimeineen huolehtii, että green roomissa on riittävästi välipalaa ja virvokkeita työvoimalle. Tarvittaessa varaston täydennystä tehdään conipäivän aikana kaupassa käymällä.
Tapahtuman jälkeen green room -vastaavan laskelmoi kuinka green roomin tarjoilujen kysyntä ja tarjonta kohtasivat: oliko niitä riittävästi, vai täytyikö käydä kaupassa usein? Näitä laskelmia hyödynnetään seuraavan vuoden tapahtuman tarjoilujen määrän arviointiin.
Infovastaava on päävastuussa tapahtuman infopisteestä ja sen toiminnasta. On sanonta, että info tietää kaiken, joten infovastaavan päätehtävä on olla perillä niin lähimmän käteisautomaatin sijainnista kuin viimeisimmästä ohjelmamuutoksestakin. Ennen tapahtumaa infovastaava kerää itselleen kaiken mahdollisen informaation jota voi conin aikana tarvita, ja valmistautuu jakamaan tiedon tiimilleen ja tekemään tietojen pohjalta Infokansion.
Infokansio on yleensä fyysinen kansio, josta löytyy kaikki tieto, mitä infosta saatetaan hakea. Muutamia esimerkkejä ovat tapahtumapaikan tarkka osoite, tapahtuma-alueen kartta, vastaavien yhteystiedot, hätänumerot ja soitto-ohjeet, lähialueen kartta, ohjelmakartta ja mitä tahansa muuta, mitä infosta saatetaan kysyä. Ison osan Infokansiosta infovastaava pystyy kasaamaan etukäteen, ja kansiota päivitetään tapahtuman aikana tiedon muuttuessa.
Tapahtuman aikana infovastaava saattaa joko itse tehdä työvuoroa infossa, tai toimii tiedon välittäjänä esimerkiksi muiden vastaavien ja infon välillä. Mikäli infotiimin perehdytys on tehty hyvin, info voi olla niin tehokas ilman vastaavaa, ettei häntä välttämättä tarvita fyysisesti infossa lainkaan!
Tapahtuman jälkeen infovastaava hoitaa Infokansion päivityksen viimeisimmän tiedon mukaisesti sekä kansion säilömisen seuraavaa tapahtumaa varten.
Kasaus & purku -vastaavan tärkein tehtävä conissa on huolehtia siitä, että kaikki tapahtuu organisoidusti ja tehokkaasti. Kasaus tapahtuu yleensä tapahtuma päivää edeltävänä päivänä, jatkuen seuraavaan aamuun. Purku tapahtuu usein tapahtumapäivän vikan päivän iltana, jolloin kaikki on saatava nopeasti siistiksi. Shumiconissa Kasaus & purku -vastaavaan tehtäviin kuuluu myös tarvikelistojen laatiminen ja lainatavaroista huolehtiminen tms.
Somistusvastaavuus oli vuoden 2023 Shumiconissa osana Siisteysvastaavuutta, mutta tänävuonna Somistus kuuluu Kasaus & purku -vastaavalle. Kasaus&purku huolehtii siis myös mahdollisista somisteista ja muusta rekvisiitasta. Hänen vastuullaa on myös varmistaa, että päivän lopuksi että kaikki alueet on tyhjennetty somisteista ja mahdolliset huonekalut ovat paikallaan käytön jälkeen. Kasaus & purku -vastaavan tärkeimpiä tehtäviä on myös huolehtia logo-banderollin ripustuksesta!
Lipunmyynnin ja -vaihdon vastaava on päävastuussa tapahtuman lippujen myynnin ja vaihdon organisoinnista. Lippuvastaava koordinoi usein yhdessä talousvastaavan ja tapahtuman graafikon kanssa rannekkeiden tilaamisesta, sekä huolehtii muiden lipunvaihtoon tarvittavien laitteiden (esimerkiksi viivakoodilukijoiden ja läppärien) varmistamisesta tapahtumaan, esimerkiksi lainaamalla niitä toiselta tapahtumalta.
Ennen tapahtumaa Lippuvastaava kokoaa oman tiiminsä vapaaehtoisista ja tekee heidän työvuoronsa sen perusteella, miten lipunvaihto on suunniteltu tehtäväksi. Jotkut tapahtumat aloittavat lipunvaihdon jo esimerkiksi perjantaina ennen tapahtuman lauantaista avautumista, jotta tapahtuman aamuna vältyttäisiin ruuhkalta lipunvaihdossa. Hän huolehtii myös tarvittavan laitteiston saamisesta tapahtuman lipunvaihdon toteuttamiseksi.
Tapahtuman aikana lippuvastaava kouluttaa tiiminsä sujuvaan lipunvaihtoon ennen kuin lippujen vaihto alkaa. Lippuvastaavan on tutustuttava lipunvaihdossa käytettäviin laitteisiin ennen tapahtumaa, jotta tapahtuman aikana mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkottua nopeasti, ja lippuvastaava on tukemassa tiimiään lipunvaihdon aikana.
Tapahtuman jälkeen lippuvastaava huolehtii lipunvaihtoon käytettyjen tavaroiden säilömisestä tai palauttamisesta joko itse tai logistiikkavastaavan kautta.
Lippuvastaavan on hyvä listata, mikä lipunvaihdossa toimi ja mikä kaipaisi kehittämistä, jotta seuraavassa tapahtumassa lipunvaihto saadaan toimimaan entistä jouhevammin. Mahdolliset ylijääneet rannekkeet jaetaan tavanomaisesti muistoksi kävijöille ja työvoimalle.
Logistiikan työnkuva lyhyesti on kuljettaa tavaroita tai ihmisiä paikasta A paikkaan B. Tapahtumasta riippuen logistiikkavastaava voi toimia yksin, tai yhdessä tiimin kanssa. Yleensä logistiikassa toimimiseen vaaditaan ainakin henkilöautoajokortti, sekä mahdollisesti myös oma auto, mutta joskus tapahtumat myös vuokraavat pakettiautoja isompien tavaramäärien kuljettamiseen.
Ennen tapahtumaa logistiikkavastaavalla selvittää yhdessä muiden vastaavien kanssa, mitä tavaroita tai henkilöitä on tarve kuljettaa, minne ja milloin. Logistiikkavastaava suunnittelee itse parhaimman ajoreitin ja aikataulun tavaran hakukohteesta riippuen.
Tapahtuman aikana logistiikavastaava ei välttämättä ole työsuoritteita, ellei tapahtuman aikana ilmene tarvetta kuljettaa tavaroita tai ihmisiä, tai niin ole sovittu tehtävän jo ennen tapahtumaa.
Tapahtuman jälkeen logistiikkavastaava pitää huolen, että ennen tapahtumaa tehtyjen kuljetusten mahdolliset vastakuljetukset (esimerkiksi lainaan haettujen tavaroiden palautus) toteutetaan, mikäli sellaiselle on tarvetta.
Meidokahvilavastaava, tuttavallisemmin meidovastaava, vastaa tapahtuman meidokahvilan järjestelyistä yleensä yhdessä tapahtumapaikan kahvion tai ravintolan kanssa, sekä meidokahvilassa työskentelevistä meidoista ja butlereista, jotka kuuluvat meidovastaavan tiimiin. Meidovastaava suunnittelee meidokahvilan teeman, valikoi meidot ja butlerit, kouluttaa heidät, organisoi meidokahvilaprofiilien julkaisut tapahtuman nettisivuilla ja somessa yhdessä somevastaavan kanssa, ja huolehtii meidokahvilan pyörittämisestä tapahtuman aikana.
Ennen tapahtumaa meidovastaava suunnittelee ja sopii meidokahvilan sijainnista, koosta sekä mahdollisesta erityismenusta tapahtumapaikan ravintoloitsijan kanssa. Tyypillisesti jos tiloissa toimii ravintoloitsija, on tällä yksinoikeus elintarvikemyyntiin tiloissa. Tällöin tapahtumajärjestäjän on sovittava ravintolatoimijan kanssa suoraan mahdollisista elintarvikemyyntijärjestelyistä, jollaista meidokahvilan myyntikin on.
Meidovastaavat järjestävät usein erilliset meidohaut, sillä meidona tai butlerina toimiminen eroaa muista vapaaehtoistehtävistä. Meidovastaava kouluttaa tiiminsä työtehtäviin ja päättää työvuorot kahvilan aukioloaikojen puitteissa. Meidovastaava huolehtii myös tiiminsä työasujen hankkimisesta sekä kahvilan koristelusta.
Tapahtuman aikana meidovastaava huolehtii meidokahvilasta ja omasta tiimistään, ja ratkoo päivän aikana esiintyviä pulmia ja kysymyksiä ja muita yllättäviä tilanteita.
Tapahtuman jälkeen meidovastaava mahdollisesti laskuttaa tilatut työasut tiimiltään, mikäli tiimille tarjotaan mahdollisuus ostaa työasut omakseen, ja varmistaa työasujen takaisinsaannin mikäli mahdollisuutta ei ole tai joku ei ostakaan asua omakseen.
Myyntisalivastaava vastaa myyntisalin organisoinnista. Myyntisalivastaava yhdessä talousvastaavan kanssa sopivat myyntipaikkojen hinnoittelusta, jotta ne ovat linjassa tapahtuman budjetin kanssa.
Ennen tapahtumaa myyntisalivastaavan on selvitettävä käytettävissä olevan tilan määrä ja jakaa se myytäviksi myyntipaikoiksi kulkuväylät ja pelastustiet huomioiden. Yhdessä muiden vastaavien kanssa myyntisalivastaava huolehtii yhteistyökumppaneina tai sponsoreina toimivista myyjistä. Mikäli myyjät tahtovat ostaa mainostilaa esimerkiksi tapahtuman ohjelmalehdestä tai inforuuduilta, myyntisalivastaava huolehtii näiden mainostoiveiden kommunikoinnista graafikolle ja talousvastaavalle. Myös mahdollinen myyntisalin kartan teko graafikon kanssa tapahtuman nettisivuille ja ohjelmalehteen on myyntisalivastaavan vastuualuetta.
Tapahtuman aikana myyntisalivastaava organisoi myyntisalin kasauksen, eli pöytien pystyttämisen ja myyjien paikkojen merkitsemisen, ennen myyntisalin aukeamista kävijöille. Myyntisali harvoin tarvitsee aukioloaikanaan työvoima, mutta myyntisalivastaavan on kuitenkin hyvä olla tavoitettavissa mahdollisten ongelmien varalta.
Myyntisalin sulkeuduttua myyntisalivastaava huolehtii tilasta ja tapahtuman lopussa huolehtii tilan palauttamisen takaisin alkuperäiseen kuosiinsa. Myyntisalivastaavan tehtäviin voi kuulua myös artesaanipöytien organisointi, mikäli artesaanipöydät eivät kuulu taidekujavastaavan vastuualueelle.
Narikkavastaavan vastuualuetta on tapahtuman narikka, eli vaatesäilö, johon kävijät voivat jättää ulkovaatteensa ja matkatavaransa. Narikkavastaava huolehtii siitä, kuinka monelle narikalle tapahtumassa on tarvetta ja tarvitseeko esimerkiksi matkatavarat ynnä muut isompi omaisuus sijoittaa jonnekin muualle.
Ennen tapahtumaa narikkavastaava huolehtii oman tiiminsä kasaamisesta ja tehtävään kouluttamisesta, sekä laatii heille työvuorot tapahtuman ajalle.
Tilanteesta riippuen narikkavastaava saattaa olla pääyhteyshenkilö joka sopii tapahtumatilojen kanssa narikan järjestelyistä. Tapahtuman jälkeen narikkavastaava huolehtii mahdollisista löytötavaroista, joita narikkaan on jäänyt.
Nettisivuvastaavan vastuulla on tapahtuman nettisivujen päivittäminen ja mahdollisesti sisällöntuottaminen. Nettisivuvastaavan toimenkuvaan voi kuulua myös sivujen suunnittelu sekä koodaaminen. Tapahtumassa nettisivuvastaavan tehtävänä on myös päivittää tapahtuman ajantasalle mahdollisten ohjelmaperuuntumisien ja muiden tiedotusten varalta.
Ohjelmavastaavia voi olla tapahtumassa yksi tai useampi, riippuen täysin tapahtuman koosta ja teemoista. Ennen tapahtumaa ohjelmavastaava järjestää ohjelmahaun, valitsee ohjelmakarttaan pääsevät ohjelmat, kommunikoi ohjelmanpitäjien kanssa ja rakentaa tapahtuman ohjelmakartan. Pienemmissä tapahtumissa ohjelmavastaava saattaa hoitaa myös oheisohjelman organisoinnin.
Tapahtuman aikana ohjelmavastaava huolehtii, että ohjelmakartta on ajantasainen ja mahdolliset peruutukset tehdään kävijöille tiedoksi hyvissä ajoin. Hän myös päivystää kaiken menevän hyvin ohjelmien suhteen.
Ohjelmavastaavalla ei välttämättä ole omaa tiimiä. Ohjelmasaleissa on yleensä ainakin yksi salivapaaehtoinen, jonka tehtävänä on auttaa ohjelmanpitäjää mahdollisten teknisten ongelmien kanssa. Tapahtumasta riippuen nämä salivapaaehtoiset kuuluvat joko ohjelmavastaavan alaisuuteen tai osaksi laajempaa tekniikkatiimiä.
Tapahtuman jälkeen ohjelmavastaava huolehtii, että kävijöiltä saatu ohjelmapalaute kulkee ohjelmanpitäjille asti.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Oheisohjelmavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Oheisohjelmalla tarkoitetaan yleensä ohjelmaa, joka ei tapahdu ohjelmasaleissa. Oheisohjelmaksi voidaan laskea esimerkiksi karaoke, tanssipelipiste, lautapelipiste, mahjongpiste ynnä muut aktiviteetit, joita coneissa mahdollisesti on tarjolla. Oheisohjelmavastaavan tehtävänä on löytää yhteistyökumppaneita tai järjestäjiä oheisohjelmalle, neuvotella esimerkiksi tilavastaavan ja ohjelmavastaavan kanssa oheisohjelman sijainneista tapahtumassa, sekä selvittää mahdollinen tarve avustajille kyseisillä pisteillä.
Pääsalivaastaavan työnkuva sijoittuu nimensä mukaisesti tapahtuman pääsaliin, jossa tapahtuu usein isoimmat ohjelmanumerot. Pääsalivastaava tekee tiivistä yhteistyötä erityisesti ohjelma- ja cosplayvastaavan kanssa. Pääsalivastaavana huolehdit pääsalin aikatauluista ja suunnittelet yhdessä ohjelmanpitäjien kanssa sisällöstä. Vastuuna on myös kommunikoida mahdollisen tapahtumapaikan sisäisen tekniikan kanssa. Vastaavan vastuulla on varmistaa, että sali on saanut kaiken tarvitsemansa tekniikan ajoissa, tiedostot toimivat ja pääsalin ohjelma sujuu aikataulun mukaisesti. Pääsalivastaava voi toimia myös Stage Managerina.
Talousvastaavalla on yksi tärkeimpiä vastaavuuksia koko tapahtumassa, nimittäin taloudenhallinta. Talousvastaava toimii tyypillisesti tiiviissä yhteistyössä pääjärjestäjän ja tilavastaavan kanssa, kun selvitetään tapahtuman kuluja ja tuloja.
Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa talousvastaava laatii tapahtumalle budjetin selvittämällä eri vastaavilta sekä tapahtumapaikalta kaikki tapahtumalle koituvat menot sekä arvioidut tulot. Talousvastaavan töihin kuuluvat taloushallinnon työt, kuten budjettien laadinta ja kirjanpito, mikäli näitä taloushallinnon osa-alueita ei ole ulkoistettu. Talousvastaava on parhaiten kartalla siitä, mitä varoja tapahtumalla on käytettävissä, sekä vastaa tapahtuman rahaliikenteestä.
Talousvastaavan työ tehdään pääasiassa ennen tapahtumaa, ja itse tapahtuman aikana ei talousvastaavalla juuri ole tehtäviä hätätapauksia ja taloudellista konsultointia lukuun ottamatta. Tapahtuman jälkeen talousvastaava tarkistaa toteutuneet luvut ja vertaa niitä budjettiin, ja näiden pohjalta voidaan alkaa suunnitella seuraavan tapahtuman budjettia.
Taidekujavastaavan vastuulla on järjestää tapahtuman taidekuja. Tähän sisältyy tilojen, pöytien ja tuolien järjestäminen yhdessä tilavastaavan kanssa. Lisäksi vastaavan tehtäviin kuuluu taidekujakartan laatiminen ja pöytäpaikkojen organisointi.
Ennen tapahtumaa taidekujavastaava järjestää taidekujahaun. Kujahaussa on viime vuosina käytetty usein portfoliohakua, jonka mukaan vastaava ja yleensä mukaan valittu valintaraati valitsevat taidekujan myyjät ja mahdolliset varasijat. Portfolion tekemiseen voi laatia haun yhteydessä ohjeet hakijoita auttamaan. Taidekujavastaava myös määrittää taidekujan muut ohjeistukset ja säännöt. Tähän voi esimerkiksi kuulua suositukset ja rajoitukset myytävien tuotteiden sisällöstä (esim. k-18 tuotteiden myynti). Taidekujavastaava määrittelee yleensä talousvastaavan kanssa yhdessä taidekujapöytien myyntihinnan ja huolehtii niiden laskutuksesta.
Taidekujavastaavan työ painottuu eniten ajalle ennen tapahtumaa, mutta tapahtuman aikana taidekujavastaava huolehtii taidekujan sujuvuudesta ja on taidekujalaisten tavoitettavissa. Taidekujan sulkeuduttua taidekujavastaava huolehtii tilan palauttamisesta takaisin alkuperäiseen kuntoon.
Tapahtuman jälkeen taidekujavastaava kerää palautetta taidekujamyyjiltä, jotta taidekujaa voidaan kehittää seuraavaa tapahtumaa varten..
Taidekujavastaavan tehtäviin voi kuulua myös artesaanipöytien organisointi, mikäli artesaanipöydät eivät kuulu myyntisalivastaavan vastuualueelle.
Tekniikkavastaava on vastuussa tapahtuman salitekniikasta. Monissa kulttuurikeskuksissa talon oma henkilökunta vastaa valo- ja äänitekniikasta, jonka vuoksi esimerkiksi pääsalin tekniikkavastaava on tyypillisesti vastuussa tapahtuman omista, erikseen tapahtumapaikalle tuodusta tekniikasta, esimerkiksi lisäkameroista, mikrofoneista ja läppäreistä.
Ennen tapahtumaa tekniikkavastaava huolehtii muiden vastuullaan olevia tiloja käyttävien vastaavien tekniikkatarpeista, määrittelee niiden perusteella tarvittavan tekniikan ja selvittää sekä sen toteutuksen että mistä tekniikan saa lainaan tai vuokralle. Tapahtuman aikana tekniikkavastaava huolehtii tekniikan toimivuudesta, ja toimii mahdollisesti myös itse teknikkona, esimerkiksi kameraoperaattorina tai ohjaajana, jollekin ohjelmalle.
Tekniikkavastaavan alla voi olla erillinen tiimi tekniikkavapaaehtoisia, jotka osaltaan vastaavat esimerkiksi ohjelmataltiointien siirtämisestä kameroista koneelle tai ohjelmanpitäjien avustamisesta ennen ohjelman alkua. Tapahtuman jälkeen tekniikkavastaava huolehtii tapahtumaan erikseen tuodun tekniikan palauttamisesta takaisin oikeille tahoille.
Tilavastaava on linkki tapahtumaorganisaation ja tapahtumapaikan välillä. Tilavastaavan työ on pääasiassa kommunikointia; mikä tapahtuman osa tarvitsee minkälaista tilaa, onko sellaista tilaa tapahtumapaikalla ja jos ei ole, millaiseen kompromissiin päästään. Tilavastaava on yleensä yhdessä pääjärjestäjän kanssa eniten perillä tapahtumapaikan hinnoittelusta ja kommunikoi ahkerasti talousvastaavalle eri tiloihin liittyviä kuluja. Joillain tapahtumapaikoilla esimerkiksi veloitetaan erikseen sähkön käytöstä tai kalusteista, ja näiden yksityiskohtien selvittäminen on tilavastaavan tehtävä.
Tilavastaavan työ sijoittuu pääasiassa ennen tapahtumaa, kun suunnitellaan minne mikäkin tapahtuman osa tapahtumapaikalla sijoitetaan. Tapahtuman aikana tilavastaava huolehtii, että valitut tilat aidosti toimivat, ja tarpeen vaatiessa suorittaa tilamuutoksia, mikäli tilanne sitä vaatii tapahtuman paremman toimivuuden saavuttamiseksi..
Turvallisuusvastaava on yksi tärkeimpiä vastaavuuksia tapahtumassa. Ennen tapahtumaa turvallisuusvastaava laatii lain vaatiman pelastussuunnitelman tapahtumalle, sekä hoitaa järjestyksenvalvojien haun ja työvuorotuksen.
Tapahtuman aikana turvallisuusvastaava on tyypillisesti järjestyksenvalvojien ylin esihenkilö ja toimii myös itse järjestyksenvalvojana tapahtuman aikana, huolehtien tapahtuman turvallisuudesta ja toimivuudesta. Turvallisuusvastaavalla on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojan pätevyys, eli JV-kortti.
Siisteysvastaava on vastuussa tapahtuman yleisestä siisteydestä. Siisteysvastaavan alla on tyypillisesti siisteysvapaaehtoisia, joiden tehtävänä on tyhjentää roskakoreja, siistiä mahdollisia läikkyneitä juomia tai ruokia lattioilta sekä desinfioida pintoja ympäri tapahtumaa.
Ennen tapahtumaa siisteysvastaava valitsee oman tiiminsä ja kouluttaa nämä tehtäviin, sekä laatii työvuorot tapahtuman ajalle. Tapahtuman aikana siisteysvastaava valvoo, että tapahtumapaikan siisteyttä pidetään yllä hänen tiiminsä toimesta, ja erityisesti tapahtuman jälkeen siisteysvastaava tiimeineen varmistaa, että tapahtumapaikka jää siistiksi kävijöiden ja järjestäjien jäljiltä.
Joillakin tapahtumapaikoilla on myös omat siistijät tapahtumien ajaksi, jolloin siisteysvastaavaa tai siisteysvapaaehtoisia ei tapahtumassa välttämättä tarvita.
